Erkunden Sie drei beispielhafte Ansichten: Dokumente übernehmen, Wissen finden und Zugriffe verstehen.
Aus Ihren gewohnten Werkzeugen in einen gemeinsamen Eingang.
Interaktive Produktillustration · fiktive Beispieldaten
Ihre Mitarbeitenden bleiben in vertrauten Werkzeugen. ConsiDMS bringt die Dokumente mit Herkunft und Kontext in den kontrollierten Prüfprozess.
E-Mails und Anhänge direkt aus Outlook übernehmen. Zielgesellschaft und Dokumentkontext wählen, Angaben prüfen und an den DMS-Eingang übergeben.
Dokumente aus SharePoint-Bibliotheken übernehmen. Die Quelle bleibt nachvollziehbar; im DMS bestimmen Zielmandant, Klassifizierung und Freigabe den weiteren Weg.
Weitere Wege: direkter Upload, Scan/OCR und individuell abgestimmte Systemanbindungen. Ein Import übernimmt nicht automatisch die Zugriffsrechte des Quellsystems.
CONSIDMS KURZ ERKLÄRTUnsere virtuelle Moderatorin zeigt, wie aus einzelnen Dateien ein kontrollierter Wissensbestand wird – mit Ihrem Team im Mittelpunkt.
Dokumente kommen aus vielen Richtungen. Mit Consi DMS werden sie zu einer verlässlichen Wissensbasis. Übernehmen Sie E-Mails und Anhänge direkt aus Outlook oder Dokumente aus SharePoint. Die KI unterstützt beim Ordnen und Finden. Virtuelle Ordner verbinden Ihre Perspektiven, ohne Dateien zu vervielfachen. Zugriffsrechte gelten bis zum Dokument. Und wenn Sie möchten, betreiben Sie das System nach Rücksprache in Ihrer eigenen Infrastruktur.
Eine Funktionsübersicht nach Aufgabe – für Fachbereiche, IT und die Menschen, die Verantwortung tragen.
| Arbeitsbereich | Was ConsiDMS ermöglicht | Ihr Nutzen |
|---|---|---|
| 01Eingang & Erfassung | Outlook-Add-in, SharePoint-Intake, Upload, OCR, Virenprüfung und Dublettenhinweise. | Ein kontrollierter Eingang. |
| 02Klassifizierung & Freigabe | KI-Vorschläge mit Konfidenz, Pflichtfelder je Dokumentart, Prüfliste und menschliche Freigabe. | Qualität vor Automatisierung. |
| 03Ablage & Zusammenarbeit | Metadaten, virtuelle Ordner, Versionen und Mappen ohne zusätzliche Dateikopien. | Ein Original, viele Kontexte. |
| 04Suche & KI-Assistent | Hybride Volltext- und semantische Suche, Reranking, Chat mit Fundstellen und kontrolliertem Teilen. | Antworten, die prüfbar bleiben. |
| 05Buchhaltung & Aufbewahrung | E-Rechnungsprüfung, Buchungsbezug, Festschreibung, Fristen, Legal Holds, Prüferzugang und Export. | Nachvollziehbare Belegprozesse. |
| 06Rechte & Nachweise | Mandanten- und Dokumentrechte, Vier-Augen-Freigaben, Rezertifizierung und Zugriffsprotokolle. | Kontrolle bis zum Dokument. |
| 07KI-Betrieb & Erweiterung | Mehrere Embedding-Modelle, Modellwechsel mit Neuindexierung sowie abgestimmte Excalitract- und Normagon-Anbindungen. | Eine Basis, die mitwächst. |
Berechtigungen enden nicht an der Oberfläche. ConsiDMS setzt die Trennung von Mandanten und den Zugriff auf Dokumente bereits in der Datenbank durch.
Datenbankseitige Zugriffskontrolle sowie mandantenbezogene Speicherbereiche und Schlüssel schaffen klare Grenzen.
Object Lock, Prüfsummen, Versionierung und Aufbewahrungsregeln sichern die Nachvollziehbarkeit. Legal Holds verhindern eine reguläre Löschung.
Suche, Fundstellen und Chat unterliegen dem Berechtigungsmodell. Beim Teilen werden zusätzliche Sichtbarkeiten angezeigt; Freigaben lassen sich befristen und widerrufen.
Sensible Rechteänderungen und Freigaben folgen dem Vier-Augen-Prinzip. Protokolle dokumentieren den Zugriff und die wesentlichen Entscheidungen.
ConsiDMS unterstützt nachvollziehbare Aufbewahrungs- und Prüfprozesse. Die konkrete GoBD-konforme Nutzung entsteht im Zusammenspiel von Konfiguration, Betrieb und Ihrer Verfahrensdokumentation.
ConsiDMS lässt sich als eigenständiges System einsetzen. Gemeinsam klären wir, welches Betriebsmodell zu Ihren Daten, Integrationen und Anforderungen passt.
Ein abgestimmtes Betriebsmodell mit klaren Verantwortlichkeiten für Updates, Sicherung und Wiederherstellung.
Eine eigene Bereitstellung für Ihre Organisation – mit separat abgestimmten Anbindungen und Sicherheitsvorgaben.
Betrieb in Ihrer Infrastruktur nach Rücksprache. Systemvoraussetzungen, Wartung und KI-Modellrouten legen wir gemeinsam fest.
Der Standort des DMS und die Verarbeitung durch KI-Modelle werden getrennt vereinbart. On-Premises bedeutet nicht automatisch, dass jede KI-Funktion offline arbeitet.
ConsiDMS funktioniert eigenständig. Mit Excalitract und Normagon lässt sich der Weg von eingehenden Dokumenten zu strukturiertem Wissen erweitern.
Excalitract erkennt Dokumentarten, extrahiert strukturierte Daten und macht Fundstellen prüfbar. Das DMS übernimmt Dokumente und geprüfte Metadaten in seinen Ablageprozess.
Produkt entdecken ↗ConsiDMSConsiDMS hält Originale, Versionen, Berechtigungen und Aufbewahrung zusammen – und macht den zugelassenen Bestand durchsuchbar.
Eigenständig betreibbarNormagon ergänzt die Unternehmensontologie: Begriffe, Prozesse, Verantwortlichkeiten und Dokumentation liefern den fachlichen Zusammenhang.
Produkt entdecken ↗Die konkrete Übergabe, Datenmodelle und Verantwortlichkeiten stimmen wir gemeinsam ab. ConsiDMS setzt kein weiteres Produkt voraus.
Sie können vertraute Strukturen abbilden – etwa nach Gesellschaft, Projekt oder Lieferant. Der Unterschied: Die Struktur entsteht aus Metadaten. Ein Dokument kann in mehreren Ansichten erscheinen, ohne dass Kopien auseinanderlaufen.
Die Suche und der KI-Assistent arbeiten im Berechtigungskontext der angemeldeten Person. Beim expliziten Teilen von Chats zeigt das System zusätzliche Sichtbarkeiten an. Diese Freigaben lassen sich begrenzen und widerrufen; bereits extern gespeicherte Inhalte werden dadurch nicht zurückgeholt.
Das Outlook-Add-in übernimmt ausgewählte E-Mails und Anhänge. Das SharePoint-Intake-Plugin bringt ausgewählte Dokumente aus Bibliotheken in den DMS-Eingang. Beide Wege führen über Zuordnung, Prüfung und Freigabe; Zielrechte werden im DMS festgelegt.
Nein. ConsiDMS ist eigenständig nutzbar. Excalitract kann die dokumentenbezogene Vorarbeit vertiefen; Normagon ergänzt Unternehmensontologie und Dokumentation. Die passende Integration vereinbaren wir anhand Ihres Anwendungsfalls.
Ja, nach Rücksprache. Wir klären Infrastruktur, Identitätsanbindung, Speicher, Sicherung, Wartung und die gewünschten KI-Routen gemeinsam. Eine eigene Instanz ist ebenfalls eine mögliche Betriebsvariante.
Zeigen Sie uns Ihren Dokumentenalltag. Wir zeigen Ihnen, wie ConsiDMS daraus einen verlässlichen Wissensprozess macht.
Gemeinsam auf Ihren Anwendungsfall schauen ↗
